BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet
Brænder du for at lede, strukturere og understøtte processer i en kommunal administrativ enhed, så har Center for Ejendomme og Arealer et perfekt job til dig.
Ishøj Kommune er en mindre hovedstadskommune med tæt samarbejde mellem ansatte, politikere og borgere. Vi kender hinanden og arbejder sammen om løsningerne. Kommunen er i hastig forandring med stærke institutioner og dygtige, engagerede ledere og medarbejdere, og stillingen som leder af Fællesadminsitrationen giver gode muligheder for at sætte et aftryk og skabe løsninger på tværs.
Hvem er vi?
Fællesadministration hører hjemme i Ishøj Kommunes Center for Ejendomme og Arealer, og betjener både Center for Ejendomme og Arealer samt Center for Byudvikling og Natur.
Center for Ejendomme og Arealer har ca. 150 medarbejdere fordelt på 6 ledere samt en centerchef. Center for Byduvikling og Natur har ca. 30 medarbejdere fordelt på 3 ledere samt en centerchef. Fællesadministrationen understøtter centrene ved at løse administrative opgaver og udvikle procedurer, der går på tværs af faglige enheder. Derudover bliver lederen af Fællesadministrationen tovholder på udvalgte, strategiske og tværgående udviklingsforløb inden for de to centres fagområder.
I fællesskab arbejder ledelsen i centrene kontinuerligt på at udnytte hinandens ressourcer og kompetencer på tværs. Netop dette samarbejde på tværs med ledere og centerchefer er et af de vigtigste parametre for at lykkes i jobbet.
Opgaven
Fællesadministrationen består af en kompetent medarbejdergruppe, som udfører mange forskelligartede opgaver inden for områder som bl.a. økonomi, ejendomsadministration, sekretariatsopgaver samt løn og personale.
Mange af opgaverne bliver varetaget af den enkelte medarbejder, men der er også en del af opgaverne, der er organiseret i teams, hvor der er et naturligt opgavefællesskab. Lederen af Fællesadministrationen er derfor tæt sparringspartner i forhold til den enkelte medarbejder og de forskellige opgaveteams. Som leder for Fællesadministrationen i Ishøj Kommunes Center for Ejendomme og Arealer får du et dobbelt fokus. Dels at spille en aktiv rolle som sparringspartner for centercheferne, når det gælder implementering af en nylig gennemført organisationsændring med en etablering af to centre, hvor der tidligere var tre. Dels at understøtte driften for de otte ledere af fagområderne i de to relativt nye centre. Fælles arbejder vi med fire strategiske temaer: Professionalisering, Faglig Robusthed, Styrket ledelseskraft og Trivsel.
Medarbejderne i Fællesadministrationen løser ofte opgaver direkte for fagområderne, og man kan derfor tale om et fleksibelt opgave- og arbejdsfællesskab, som kræver en åben og kommunikerende arbejdsform. Medarbejderne refererer altså til leder af Fællesadministrationen i alle personaleforhold, mens fagcheferne i mange tilfælde udøver opgaveledelse for dem. Denne dobbelthed stiller krav til samarbejde og tydelig kommunikation mellem cheferne og i dialogen med medarbejderne.
Der er ca. 14 medarbejdere i fællesadministrationen. Nogle er kontoruddannede og andre er konsulenter med akademisk baggrund. Fællesadministrationen er organiseret i tre mindre teams, der løbende kan tilpasses konkrete opgaver. Hovedopgaverne i Fællesadministrationen falder indenfor følgende områder:
- Sikring af fælles og koordinerende administrative rammer i de to centre
- Rådgivning af og administrativ bistand til fagcheferne/fagområderne
- Fordeling af elektronisk post og håndtering af fællespostkasser
- Økonomistyring og rådgivning af centerchefer og fagchefer, rapportering, budget og regnskab
- Håndtering af forsikringssager
- Sekretariatsbetjening af MED-udvalg
- Drift af Ishøj Kommunes telefonomstilling
Helt overordnet lægger vi vægt på at:
- Du sætter borgeren i centrum
- Du yder bedst mulig service inden for de givne rammer
- Du er tydelig og skaber resultater sammen med dine medarbejdere
- Du skaber rum for innovation og samarbejde
- Du er synlig og sætter retning for dine medarbejdere samt fremmer trivsel og talentudvikling
- Du sikrer handling
Leder af fællesadministrationens profil og kompetencer
Vi leder efter en kollega, der har drivkraften til at organisere, styre, strukturere og facilitere. Du har en naturlig ledelseskraft, herunder evnen til at skabe gode koblinger mellem engagerede kollegaer og medarbejdere, og du forstår at engagere, skabe følgeskab og lede en dygtig medarbejdergruppe. Du har erfaring med ledelsesbetjening og er en stærk kommunikator og formidler, såvel skriftligt som mundtligt.
Vi forestiller os, at du har en akademisk baggrund. Som person er du engageret, analytisk, selvstændig og udadvendt. Du er kendt for din systematik og evne til at planlægge, sans for detaljen, og du har et konstant overblik over fremdriften på de opgaver, som du og Fællesadministrationen har ansvaret for. Du er ikke bange for selv at bidrage til opgaveløsningen, hvis det bliver nødvendigt.
I din ledelsesstil er du tydelig, involverende og kommunikerer klart og præcist. Desuden har du blik for den daglige trivsel blandt dine medarbejdere. Du har en god organisatorisk forståelse og sikrer videndeling og koordinering. Leder for Fællesadminsitraitonen skal både kunne støtte og skubbe til organisationen, drifte og udvikle.
Vi søger en leder, der kan nikke ja til følgende:
- Erfaring med personaleledelse med en anerkendende ledelsesstil og et blik for arbejdsmiljøet
- Erfaring med kommunal forvaltning og økonomisk styring og rådgivning
- Resultatorienteret, fokus på effektivitet og kvalitet
- Struktureret, ordentlig i den administrative tilgang og kan holde snor i opgavernes løsning
- Analytisk og hurtig til at sætte sig ind i komplekse problemstillinger
- Samarbejdsorienteret, fleksibel med stærke relationskompetencer og blik for at binde Fællesadministrationen sammen med de decentrale enheder og med øvrige samarbejdspartnere i kommunen
- Uformel, humoristisk og evne og vilje til at reflektere over egen ledelsesstil. Desuden er det væsentligt, at du både kan og vil udfordre - også til siden og opad. Centercheferne har ikke altid ret!
Dine kollegaer glæder sig til, at du starter og har følgende forventninger til dig:
- At du engageret indgår i et kollegialt fællesskab
- At du har overblik og tager ansvar for et helhedsblik på opgaverne i centret og centrene
- At du understøtter fagcheferne i deres opgaver i forhold til administration, herunder økonomistyring og IT.
- At du trives i et uhøjtideligt miljø, hvor der er højt til loftet
Til gengæld kan du forvente gode kollegaer i et godt team. Du vil opleve respekt for din faglighed, hjælpsomhed, samarbejdsvilje og lyst til som hold at udvikle organisationen.
Løn og ansættelsesvilkår
Den ugentlige arbejdstid er 37 timer ugentligt. Vi har fleksibel arbejdstid. Løn- og ansættelsesvilkår er efter gældende overenskomst. Forventet tiltrædelse pr. 1. februar 2024.
Samtaler
Ansættelsessamtaler forventes afholdt i uge 50 og 51
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Ishøj Kommune
-Virksomheden tilbyder:
Fastansættelse: fuldtid
-Arbejdsgiver:
Ishøj Kommune, Ishøj Store Torv, 2635 Ishøj
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 10-12-2023; - ansøgningsfristen er overskredet
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5948137